Surat kiriman rasmi seperti surat tidak hadir ke sekolah adalah perutusan surat yang formal, biasanya ia ditulis oleh individu atau sekumpulan individu yang mempunyai tujuan atau hasrat yang sama, dan ditujukan kepada individu, pertubuhan, institusi, kementerian, badan berkanun atau jabatan kerajaan atau swasta yang berkenaan di mana pengirim tidak mengenali identiti penerimanya.
Mungkin pengirim mengenali penerima, akan tetapi surat ini berkemungkinan dibuat salinan dan dituju kepada pihak berkaitan yang lain.
Biasanya, penerima surat rasmi adalah individu yang berpangkat atau berjawatan tinggi dan mungkin telah dianugerahi darjah kebesaran tertentu, yang dapat membantu kita dalam perkara-perkara tertentu seperti kelulusan bantuan, rayuan atau permohonan.
Oleh itu demi kehormatan, adalah selamat dan neutral kita menggunakan kata penghadap seperti Tuan atau Puan untuk mengelar individu tersebut dalam surat rasmi.
Oleh kerana penerima surat rasmi adalah individu yang memegang jawatan penting dalam sesebuah organisasi dan perlu menghadiri banyak mesyuarat dan kegiatan berkaitan dengan tugasnya.
Surat Rasmi Perlu Tulis Dalam Format Yang Ringkas
Sudah pasti mereka tidak mempunyai masa yang banyak untuk membaca surat yang panjang dan lebar, lagipun bukan hanya sepucuk surat yang dikirim kepada mereka, jadi surat rasmi yang ditulis mestilah singkat, padat, mudah dibaca dan difahami oleh penerima dengan ayat dan perkataan yang senang direnung.
Yang penting sekali adalah surat rasmi mesti bertajuk perkara yang memerlukan perhatian atau pertimbangan penerima supaya penerima mengetahui terlebih dahulu sedikit sebanyak tentang perkara yang ingin disampaikan oleh pengirim.
Sesetengah surat rasmi mungkin bernombor siri, ia adalah untuk menyenangkan kerja rujukan. Biasanya, surat rasmi dari kerajaan mempunyai nombor sebegini kerana banyak perutusan surat yang dibuat setiap hari dan amat susah kalau hendak merujuk kepada surat asal selepas beberapa minggu atau bulan, jadi setiap surat akan diberi nombor siri supaya senang dirujuk bila memerlukan rujukan pada bila-bila masa.
Sebab-Sebab Tidak Dapat Hadir Sekolah
Terdapat banya sebab yang mengakibatkan seseorang pelajar tidak dapat hadir ke sekolah pada hari tertentu. Antara sebab-sebab yang umum adalah termasuk:
- kerana sakit perut
- kerana melawat orang sakit
- kerana bercuti ke luar negara
- kerana demam, demam campak, atau demam panas
- kerana tiada pengangkutan atau kederaan
- atas urusan keluarga
- atas urusan kematian
- atas masalah keluarga
- atas agama
- kerana ada hal keluarga
- kerana ayah atau ibu sakit
kerana ibu bersalin - kerana menjaga ibu sakit
- sebab balik kampung
- kerana bangun lewat
- kerana banjir
- kerana cirit birit
- kerana cacar air
- kerana gastrik
- kerana sakit gigi
- kerana ujian JPJ
- kerana pergi melancong
- kerana melawat orang sakit
- kerana menghadiri majlis konvokesyen
- kerana menghadiri temuduga
- kerana nenek sakit
- kerana nenek meninggal dunia
- kerana perayaan
- kerana pening kepala
- kerana kereta rosak
- kerana sembahyang
- kerana umrah
- dan lain-lain.
Contoh dan Format Surat
Berikut adalah format surat kiriman rasmi tidak hadir sekolah. Anda boleh jadikan surat ini sebagai surat rujukan anda jika anda perlu menyediakan surat tersebut untuk diserahkan kepada pihak berkenaan sebab terdapat hari tertentu yang anda tidak dapat pergi belajar di sekolah.
- Isikan alamat pemohon.
- Jawatan dan alamat penerima. Biasanya surat ini akan diberikan kepada guru kelas. Jadi ia adalah alamat sekolah yang anda belajar.
- Tarikh yang anda memohon untuk tidak hadir ke sekolah.
- Kata menghadap, biasanya Tuan, Puan atau Cikgu.
- Tentang apa perkara. Anda perlu telitikan apa sebab sebagai tajuk dalam surat ini.
- Di sini anda perlu jelaskan dengan lebih lanjut dengan sebab-sebab yang anda ada.
- Pengakuan pengirim/pemohon.
- Tandatangan pengirim/pemohon.
- Nama sebenar pengirim/pemohon.
Itu saja. Surat seperti ini bukan susah sangat untuk ditulis. Boleh saja anda ikut format seperti yang ditunjukkan untuk tulis surat ini dan dalam masa yang ringkas boleh anda hasilkan satu surat yang lengkap untuk diserahkan kepada pihak berkenaan.
Biasanya selepas pihak berkenaan contohnya cikgu kelas anda telah terima surat ini, beliau akan baca dan luluskan pemohonan anda. Sekiranya terdapat apa soalan atau surat ini tidak lengkap, maka guru anda mungkin akan panggil anda untuk tulis semula satu surat yang lengkap supaya ia dapat menjadikan satu surat yang sah atas undang-undang sekolah.
Contoh Surat Tidak Hadir Sekolah Sebab Datuk Meninggal Dunia
123, Lorong 2,
Taman Maju,
34000 Taiping,
Perak Darul Ridzwan.
———————————————————————–
Guru Tingkatan 3M,
Sekolah Menengah Kebangsaan Darul Ridwan,
Jalan Izzuddin Shah,
34007 Taiping,
Perak Darul Ridzwan.
Puan,
TIDAK DAPAT HADIR KE SEKOLAH PADA 2 Sep 2020
Dengan hormatnya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas, saya Lim Kok Aun, ayah kepada Lim Beng He yang menuntut di Tingkatan 3M, ingin memohon cuti untuk anak saya pada tarikh tersebut.
2. Lim Beng He memerlukan cuti pada hari tersebut kerana kami sekeluarga diwajibkan hadir untuk upacara sembahyang datuknya yang meninggal dunia pada bulan lalu. Saya akan memastikan bahawa Lim Beng He akan mendapat pertolongan yang sewajarnya dari rakan sekelas untuk menyiapkan segala tugasan yang diberi oleh Puan dan cikgu-cikgu lain pada hari tersebut.
Diharap Puan dapat meluluskan permohonan ini supaya kami sekeluarga dapat menghadiri upacara tersebut. Segala kesulitan yang mungkin timbul amat dikesali dan kelulusan dari Puan amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………………………
Salim Mansur
Contoh Surat Rasmi Tidak Hadir ke Sekolah Kerana Sakit
Anindya Fauziah,
13 A,
Lorong Kampung Gajah 2,
50000, Setapak,
Kuala Lumpur.
______________________________________________________________________
Guru Tingkatan 6,
106 C,
Lorong Kampung Harimau 2,
50000, Setapak,
Kuala Lumpur. 02/09/2020
Tuan,
TIDAK DAPAT HADIR KE SEKOLAH KERANA SAKIT
Dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas, saya Anindya Fauziah, pelajar tingkatan 6 ingin memberitahu bahawa saya tidak dapat hadir ke sekolah pada 2 Sep 2020 disebabkan mengalami sakit kepala yang serius.
2. Pada pagi 2 Sep 2020, bila saya cuba bangun dari katil, saya mengalami sakit kepala yang serius sampai saya tidak dapat turun dari katil.
3. Ayah saya telah hantar saya pergi jumpa doktor dan lepas rawatan, doktor sudah bagi ubat dan beritahu saya perlu rehat dalam rumah buat 2 hari. Sijil perubatan sudah diberi oleh doktor dan saya akan serah kepada cikgu bila saya kembali ke sekolah
4. Saya berharap pihak tuan dapat meluluskan permohonan saya tidak dapat hadir ke sekolah ini.
Sekian, Terima Kasih.
Fauziah
____________
(Anindya Fauziah)
Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Kerana Balik Kampung
Anindya Fauziah,
13 A,
Lorong Kampung Gajah 2,
50000, Setapak,
Kuala Lumpur.
______________________________________________________________________
Guru Tingkatan 6,
106 C,
Lorong Kampung Harimau 2,
50000, Setapak,
Kuala Lumpur. 02/09/2020
Tuan,
TIDAK DAPAT HADIR KE SEKOLAH KERANA BALIK KAMPUNG
Dengan hormatnya, perkara di atas dirujuk.
Untuk makluman tuan, anak saya, Anindya Fauziah, tidak dapat hadir ke sekolah pada 3 Sep – 10 Sep 2020 sebab sekeluarga kami balik kampung.
<Disambung dengan penerangan lanjut mengenai sebab anda> Anak saya dengan sekeluarga kami balik kampung di Kota Kinabalu, Sabah untuk menyelesaikan perkara-perkara berkaitan pusaka. Anak saya kena balik bersama sebab tiada orang yang dapat jaga dia jika ditinggalkan perseorangan di rumah Kuala Lumpur.
Harap maklum dan pertimbangan daripada pihak Tuan / Puan amatlah dihargai.
Sekian, terima kasih.
Yang Benar,
……………………………………………
Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Kerana Melancong
Anindya Fauziah,
13 A,
Lorong Kampung Gajah 2,
50000, Setapak,
Kuala Lumpur.
______________________________________________________________________
Guru Tingkatan 6,
106 C,
Lorong Kampung Harimau 2,
50000, Setapak,
Kuala Lumpur. 02/09/2020
Tuan,
MAKLUMAN KETIDAKHADIRAN KE SEKOLAH SEBAB PERGI PELANCONGAN
Dengan hormatnya, perkara di atas dirujuk.
Untuk makluman tuan, anak saya, Anindya Fauziah, tidak dapat hadir ke sekolah pada 3 Sep – 10 Sep 2020 sebab sekeluarga kami pergi melancong ke Indonesia.
Pelancongan kali ini sudah lama dirancangkan dan tarikh yang ditetapkan tidak jatuh pada cuti sekolah. Maka, saya terpaksa untuk mohon cuti kepada anak saya supaya dia dapat ikut bersama kami ke tempat pelancongan itu.
Harap maklum dan pertimbangan daripada pihak Tuan / Puan amatlah dihargai.
Sekian, terima kasih.
Yang Benar,
……………………………………………
Bolehkah saya tulis surat ini jika saya tidak hadir sekolah tanpa sijil sakit atau surat doktor?
Ya, anda boleh tulis surat ini juga jika tiada sijil sakit atau surat doktor. Tapi dalam keadaan ini biasanya ibubapa perlu buat tandatangan atas nama mereka supaya sahkan anak-anak mereka memang ada hal yang menyebabkan mereka tidak dapat hadir ke sekolah.
Bolehkah saya buat tandatangan sendiri jika ibu bapa tidak dapat membuat demikian?
Jika guru anda minta anda dapatkan tandatangan daripada ibu bapa anda untuk mengesahkan bahawa tiada kehadiran anda ke sekolah adalah atas sebab-sebab yang diketahui oleh ibu bapa anda, maka anda perlukan tandatangan mereka.
Jika tidak, surat ini akan jadi surat yang tidak rasmi dan tidak sah dan tidak bersempena dengan undang-undang sekolah. Akibatnya, mungkin anda akan dianggap tidak hadir ke sekolah dan ini mungkin boleh menjejas kelakuan dalam pelajaran anda di sekolah itu.
Muat Turun Format Surat ini
Boleh rujuk ke link ini untuk download atau muat turun contoh surat yang ringkas dalam Microsoft Word atau doc file yang boleh anda isikan demi keadaan anda sendiri. Dokumen ini tiada dalam PDF format sebab anda cuma dapat buat pengubahsuaian dalam doc file.
Artikel berkaitan: